ระบบสารสนเทศ (Information System)

1. ความหมายของระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศ หมายถึง กลุ่มขององค์ประกอบด้านสารสนเทศที่มีความสัมพันธ์กันและสามารถทำงานร่วมกันเพื่อตอบสนองความต้องการใช้งาน องค์ประกอบหลักๆ ได้แก่ Data Processing Information Feedback

ขอบเขตระบบ ระบุเพื่อให้เกิดความเข้าใจร่วมกันในทีม เป็นตัวจำแนกว่าสิ่งใดเป็น สิ่งแวดล้อมในระบบ และสิ่งแวดล้อมนอกระบบ

2. ลักษณะของสารสนเทศที่ดี

Accuracy คลาดเคลื่อนน้อยสุด
Completeness คลอบคลุมทุกด้านเพื่อการตัดสินใจ
Timelines เตรียมพร้อมต่อการทันเวลา เรียกใช้งานได้ทันที
Relevance ตรงความต้องการและตอบสนองการใช้งาน
Up-to-date ปรับปรุงอยู่ตลอด
Verifiability ตรวจสอบแหล่งที่มาได้

3. องค์ประกอบของระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นพื้นฐานการทำงาน

Hardware
Software
Network/Communication
User
Data
Regulation
Document/Manual

4. ประเภทของระบบสารสนเทศ

1. ระบบประมวลสารสนเทศเชิงรายการ (Transaction Processing System: TPS)

ใช้จัดเก็บข้อมูลที่เกิดจากการดำเนินงานประจำวันขององค์กรเข้าสู่ระบบสารสนเทศ

เช่น ยิงบาร์โค้ดในร้านค้า ระบบยืมคืนหนังสือ ระบบลงทะเบียนวิชา ระบบบันทึกข้อมูลผู้ป่วย

คุณลักษณะสำคัญ TPS ประกอบด้วย

Storage เพิ่ม แก้ไข ลบข้อมูลได้
Classification จัดหมวดหมู่ตามการใช้งาน
Calculation คำนวณจากข้อมูลที่นำเข้าสู่ระบบ เช่น รายได้่สุทธิแต่ละวัน เกรดเฉลี่ย
Sorting เรียงลำดับข้อมูล
Summarization สรุปข้อมูลในระบบ เช่น จัดพิมพ์ใบส่งของ แสดงเกรดตามเทอม

2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System: MIS)

ใช้ข้อมูลที่ได้จาก TPS มาวิเคราะห์และสรุปผลในรูปแบบรายงานเพื่อให้ผู้บริหารใช้วางแผน

คุณลักษณะสำคัญ MIS เน้นจัดทำรายงานเพื่อการจัดการ ดังนี้

Periodic Reports เช่น รายงานประจำวัน/เดือน/ปี
Demand Reports/Ad-hoc Reports จัดทำตามความต้องการใช้งานของผู้บริหาร
Key Indicator Reports สรุปกิจกรรมสำคัญขององค์กร เช่น ผลการผลิต ยอดขาย สถานะการเงิน
Exception Reports ประกอบการตัดสินใจแก้ปัญหา ณ ขณะนั้น เช่น รายงานปัญหาการปฏิบัติงานล่าช้า รายงานลูกค้าที่ไม่ทำตามสัญญา รายงานสินค้าคงคลังที่หายไป

3. ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System: DSS)

นำข้อมูลจาก TPS + MIS + ข้อมูลภายนอก มาร่วมในการพิจารณาเพื่อให้ผู้บริหารมองเห็นทางเลือกหลายๆ ทาง ที่เป็นไปได้ในการแก้ปัญหาหนึ่งๆ โดยผลลัพธ์ที่ได้จะเปลี่ยนแปลงไปตามตัวแปรต่างๆ ที่มีความเกี่ยวข้องกับปัญหานั้นๆ มักเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ Unstructured Decision หรือ Semistructured Decision ที่ตัดสินใจไม่สามารถคาดการณ์ล่วงหน้าหรือเดายาก

คุณลักษณะสำคัญ DSS ประกอบด้วย

Data Management ฐานข้อมูลและการดึงข้อมูล
User Interface ให้ผู้ใช้สั่งงานได้
Model Management เก็บแบบจำลองแยกเป็นอีกฐานข้อมูลหนึ่ง เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลคำนวณคำตอบเพื่อการตัดสินใจ

DSS มีความสามารถในการวิเคราะห์ในรูปแบบ Sensitivity Analysis ซึ่งเป็นการศึกษาถึงผลจากการเปลี่ยนแปลงของ Model ส่วนใดส่วนหนึ่งหรือหลายส่วน หากมีการเปลี่ยนแปลงปัจจัยนำเข้าแล้วจะส่งผลถึงผลลัพธ์อย่างไร แบ่งเป็น 2 ประเภท

What-if Analysis เป็นการวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลง input ที่จะมีผลกระทบต่อ output
Goal-seeking Analysis วิเคราะห์แบบ back solution วิคราะห์ input ที่เหมาะสมเพื่อให้ได้ output ตามกำหนด

การแยกฐานข้อมูลของสารสนเทศที่เตรียมไว้สำหรับ DSS และระบบอื่นที่เกี่ยวข้อง เพื่อเพิ่มความเร็วในการดึงมาใช้ เรียกฐานข้อมูลดังกล่าวว่า Data Warehouse มีลักษณะ ดังนี้

DSS อ่านได้อย่างเดียว แก้ไขสารสนเทศใน DW ไม่ได้
เก็บสารสนเทศไว้ 3 แบบ คือ Detail Summary และ Exception
สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทั้ง End-user และ ผู้บริหาร
เตรียมเครื่องมือที่สนับสนุนการตัดสินใจ เช่น Excel Acess สร้างรายงาน Focus วิเคราะห์สถิติ SAS SPSS

4. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Executive Information System: EIS)

นำข้อมูลจาก TPS + MIS + DSS + ภายนอก มาใช้ร่วมกัน ข้อมูลคล้ายๆ DSS แต่จะไม่เน้นตัดสินใจระดับปฏิบัติการ/ระยะสั้น แต่เน้นเชิงกลยุทธ์ วิเคราะห์เปรียบเทียบและพยยากรณ์แนวโน้มสถานกาณ์ ใช้รูปภาพหรือแบบจำลองนำเสนอ

คุณลักษณะสำคัญ EIS ประกอบด้วย

Strategic Planning Support ตัดสินใจเชิงกลยุทธ์
External Environment Focus เชื่อมโยงแหล่งข้อมูลภายนอกองค์กรณ์
Broad-based Computing Capabilities คำนวณผลในภาพรวม คลอบคลุมประเด็นที่สนใจ นำเสนอเข้าใจง่าย (ตาราง แผนภูมิ)
Ease of Use ใช้ง่าย ตอบสนองทันท่วงที

5. ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert System: ES)

เป็นเสมือนผู้เชี่ยวชาญที่ให้คำปรึกษาแก่ผู้บริหาร โดยป้อนคำถาม จากนั้นระบบจะจัดหาองค์ความรู้ที่สอดคล้องกับปัญหาจากฐานองค์ความรู้ เพื่อนำมาวินิจฉัยหาข้อสรุป (Rule Bases + Inference Engine)

คล้าย DSS แต่ต่างกันที่ว่า DSS เสนอทางเลือกให้ตัดสินใจ แต่ ES ตัดสินใจแทนผู้ใช้

คุณลักษณะสำคัญ EIS ประกอบด้วย

ES จะเลียนแบบวิธีการคิดและเหตุผลจากผู้เชี่ยวชาญในด้านนั้นๆ
อาจนำ ES มาใช้ร่วมกับ AI เรียกการทำงานร่วมกันว่า Expert System Shells
ดึงสารสนเทศจาก Data Warehouse เช่นเดียวกับ DSS

ระบบจัดการความรู้ (Knowledge Management: KM) รวบรวมความรู้ที่กระจัดกระจายให้เป็นหมวดหมู่เพื่อเป็นทรัพยากรในการทำงาน

6. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation System: OAS)

เกี่ยวข้องการรวบรวมข้อมูล ผลิตเอกสาร สื่อสารข้อมูล สนับสนุนการปฏิบัติงาน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

คุณลักษณะสำคัญ OAS ประกอบด้วย

Document Management System จัดทำ/เก็บเอกสาร สร้างฟอร์มอัตโนมัติ
Message-handling System เช่น email voice mail
Teleconferencing System เช่น vtc atc
Office Support System เช่น กระดานข่าว E-Bulletin Board, Calendar Management, Groupware

ระดับผู้ใช้	ระบบ
Top	DSS EIS
Middle	MIS
Lower	TPS
ทุกระดับ	ES OIS

Verzaru's Notes